浅析信息技术在典当风险控制中的创新应用
风险控制是典当业一个永恒的研究课题。中国典当业自上个世纪80年代中后期复出以来取得了较为长足的发展。尤其是近几年,典当行业不论资本规模、人才技术,都增速迅猛。典当企业的业务范围也从传统的动产质押典当业务,拓展到房地产、财产权利等新兴领域;服务对象由居民个人发展为以中小微企业为主、城乡居民及流动人口为辅;经营机构也朝着连锁化、品牌化方向不断发展。面对行业发展带来的机遇和挑战,如何应用各项信息技术来提高企业自身经营管理水平?特别是高速发展带来的风险控制管理,已成为典当业与时俱进的发展要求。
本文仅从技术制约方面浅析在典当业务流程中利用信息技术将风险控制前置,最大化降低人为因素所造成的风险。
信息技术的创新应用对于典当企业管理(尤其是连锁企业)在防范各类业务风险、降低人力和管理成本、提高工作效率方面的重要性不言而喻。
下面我们就从当户档案影像化管理、典当物品数据化管理、登记簿电子化管理三个方面来共同探析。
为什么我们选择从这几个方面来阐述。首先,因为它涵盖了企业活动的三个基本要素:人、财、物。左手当户、当物,右手当金,三个看似独立的系统,有效的贯穿了验当、估当、管当、赎当各环节,和衔接评估、出纳、库管、稽核、经理各岗位的职责。从而最大程度地规避各类风险。
其次,信息化建设是一个循序渐进的探索过程,只有适合自身企业管理的才是“司之利器”。企业上马信息综合管理系统应避免盲目的追求大而全、一步到位的管理误区,信息技术的本身就是从未止步发展和创新,一次升级终身受益的做法不可取也不现实。
当户档案影像化管理
即通过OCR扫描识别软件来获取各项数据的影像。扫描时,系统可以自动识别文件数据有效期,进行完整性检验,定义各项业务必须提交的数据,据此检验数据是否齐全,扫描完整后上传至总部服务器,完成基础数据的建库工作。文本原件档案交付总部档案管理部门统一集中保管。届时通过系统可以对数据档案作如下操作:
1、资料审核:由业务审核管理人员对上传的数据和图像进行审核,并标记审核结果;对于审核未通过的,前端操作人员可以看到审核标记,对问题数据进行解释,输入数据出错的原因。如管理人员在系统上审核异地分支机构初步受理的房地产抵押业务,提高了资料审核的时效性。
2、业务查询:业务所属分支机构人员均可根据自己的业务检索和调阅客户或单笔业务的数据影像,可查询某一客户或指定时间期间的业务办理情况,及相应的数据影像。同一资料可以同时分别被不同人员查询,对于重要纸质档案反复翻阅容易造成损坏。尤其当户面部图像的保存对于防范骗当风险、便于其他人员识别有着重要意义。
3、资料缺失自动提醒:对于业务所需的资料缺失,系统能够自动提醒工作人员,需要当户补充完整缺失数据。如缺失担保人的身份证件。
4、数据到期自动提醒:对于任何有使用期限的数据,过期前自动提醒工作人员。系统操作人员开机登录系统后,自动出现对话框提醒。提醒方式可延伸为发送电子邮件和手机短信,并可选择直接向客户发送提醒信息。例如:身份证件、典当合同(当票、续当凭证)、各类回执等。
典当物品数据化管理
库管员日常管理的实物主要涉及到抵质押物等重要物品的管理。目前采用手工台帐及人工盘点票据、实物的方式进行操作,这种方式已无法满足日常业务管理和事后盘查工作需要,其不足之处主要体现在:手工台帐及纯人工盘点效率低下,挤占人力资源;缺乏系统控制。
依靠“扫描影像、数据抓取”技术手段,实现库房管理的以下功能:实物数据电子化,建立完整的票据信息,包括影像、在库情况等,并形成条形码检索管理方式;盘点实物,采用自动扫描、识别票号方式比对库存数据,形成详细的盘库日志。依靠系统对抵质押物进行统一管理:抵质押物管理包括典当贷款信息登记、抵质押物登记、借阅、归还、贷款还清、实物出库、盘点、检索等操作。
登记簿电子化管理
登记簿的使用对于加强内控制度安全、防范风险有着十分重要的作用。使用手工登记簿登记模式主要存在以下问题:登记簿种类繁杂,登记工作量大,存在重复记载等问题,容易出现漏登、发生人为操作篡改等风险,随意性较高,登记簿的真实性、正确性、合规性无法保证;目前登记簿的纸质保管形式难以进行快速查询调阅,无法保障登记簿数据的连续性,查阅登记簿档案耗时耗力,给日常检查监督工作带来不便,影响了检查的时效和效果。
解决上述问题,利用科技手段进行登记簿的电子化管理势在必行。登记簿实现系统数据管理方式存在以下优势:
1、整合柜面所有手工登记簿,大大减少工作时间。登记簿实现电子化,在涉及内外部检查、调阅数据优势更为明显。单纯的手工台账方式只有录入、保存的功能,数据未经过复核,存在登记不准确的隐患。而电子化登记簿系统根据现有员工级别、业务种类来设置电子登记簿的权限,设有工作消息、工作任务栏提醒,所有数据的录入均有经办录入、复核,确保数据的准确性。
2、登记簿实现电子化,实现所有记录痕迹化。现行的手工登记簿为纸质载体,工作中存在着登记簿记载不认真、字迹了草、内容不完整、错记漏记现象,在日常排查或者自查过程中重新进行补记,往往因人为因素导致部分数据失真。电子化的登记簿记载着一切录入、修改的记录,真正使得登记簿发挥了完善和加强管理的要求。
利用信息技术手段实现典当行对风险的有效防范
科学技术的深入应用,也带来了典当行业务流程再造的创新。将上述三大功能集成在同一软件系统中,以信息化的系统操作方式,实现对系统数据的及时准确录入及联动登记,防止数据被随意篡改,有效防范内部人员作案,利用职务便利,对典当行的重要登记簿信息、密钥等重要物品登记的信息随意篡改。利用技术手段实现信息化管理,加快了数据的处理能力和权责划分的系统流程控制,减少了人工控制的流程,既规避了操作风险,又提高了工作人员的效率,从而提升了管理水平。